这个活到底烦在哪
不是”记不下来”难，是**从一小时的口水话里拎出”谁要在什么时候做什么”**难。
一场典型的项目周会：前二十分钟在对齐背景，中间二十分钟在争论方案，最后十分钟才草草定下几件事。你记了三页笔记，散会时大家各记各的——有人觉得这事归对方，有人觉得下周再说，还有人压根没意识到自己被点了名。
第二天你整理纪要，最难的不是写，是判断：这句话到底是”定了”还是”在讨论”？“尽快处理”到底是几天？“这块由技术那边看看”到底是派给谁？
Excel 帮不了你，因为难点是语义判断，不是表格整理。
要准备什么
- 会议原始记录：录音转写文本最理想；手写笔记拍照或手打也能用
- 参会人名单（带部门）：十来个人的会就够用了，这是它把”技术那边”对应到具体人名的基础
- 上一次会议的待办清单（如果有的话）：这是让它做”上次的事办了没”的关键
参会人名单是关键。你不给它名单，它看到”让小王跟进”就只能原样抄下来，而公司里可能有三个小王。
一步步怎么配
第一步：先让它复述，别急着要结论
第一次只让它输出”这次会议讨论了哪几件事”，一段话一件。这一步是为了确认它没有漏掉大块内容，也让你看清楚它的理解对不对。
第二步：再让它区分”定了”和”在讨论”
这一步是核心。让它把每件事标成两类：有明确结论的、还没定的。你会惊讶地发现，一场一小时会真正”定了”的事通常只有三四件。
第三步：给定了的事补责任人和时限
让它输出待办表，三列：事项、责任人、截止时间。然后你只检查人名和日期——这是唯一需要你动脑的部分。
第四步：拿上次待办对一遍
如果有上次的清单，让它逐条核对：完成了、推进中、没动。把没动的单独列出来，这往往比新待办更重要。
直接能抄的指令
下面是这次会议的原始记录，以及参会人名单。请按下面规则处理：
参会人名单：
（把名单贴这里，格式：姓名 - 部门）
会议记录：
（把转写文本或笔记贴这里）
请输出三部分：
【一、已定事项】
只列出现明确确认信号的事项（如"就按这个来""定了""同意""那就这样"）。
每条写清：结论是什么。
没有明确确认的一律不要放进这一节。
【二、待办清单】
表格三列：事项 | 责任人 | 截止时间
- 责任人必须是参会人名单里的具体人名。原文只说部门或岗位的（如"技术那边看看"），
在责任人列写"待确认（原文：技术那边）"，不要自己猜人名。
- 截止时间必须是具体日期或"会后 N 天"。原文是"尽快""抓紧""这周"的，
写"待确认（原文：尽快）"，不要自己换算成日期。
【三、悬而未决】
列出讨论了但没有结论的事，每条注明卡在哪（等谁拍板 / 缺什么信息 / 有分歧）。
【四、与上次待办的核对】（如果提供了上次清单）
逐条标注：已完成 / 推进中 / 未启动。未启动的单独提醒。
规则：
- 不要美化措辞，不要总结拔高，保留原意。
- 不确定就标记"待确认"，不要猜、不要补全。
- 不要输出会议背景介绍和讨论过程。我踩过的坑
坑一：它把讨论过程当成了决议。 因为会上有人说”要不就这样吧”，它判断为确认。实际上那句话后面还有人说”等等，我再想想”。解法：指令里要写死确认信号的例子，并加一句”后面有其他人提出异议的，不算决议”。
坑二：责任人写成了部门名。 “让运营跟进一下”，它就写”运营”。等你要催的时候，不知道找谁。解法：参会人名单必须给全，指令里明确”写不出人名的就标待确认”，并且不要让它根据上下文推测——它猜错的概率比你想象的高。
坑三：“尽快”被它翻译成了具体日期。 它会根据会议日期自行推算”三天内”，写进纪要发出去，结果变成了你替领导定的 deadline。解法：模糊表述一律原样保留并标注，让真正有权定时间的人去填。
坑四：上次待办忘了核对。 第一次用觉得挺好，用了两个月发现——有些事反复出现在每週纪要里，每次都是”推进中”，从来没人追问。解法：第四步的核对别省，这是这套流程最值钱的部分。
多久能回本
第一次配好大概 40 分钟，主要花在整理参会人名单和调整指令措辞上。
之后每周例会，会后 5 分钟出初稿，你花 3 分钟核对人名和日期，省掉的是原来整理纪要的近一小时。
真正的收益不在省时间——在于待办终于有了明确责任人。散会时大家都觉得”这事有人管”，两周后发现谁都没管，这种情况会明显变少。